Exportar datos en Excel es un proceso directo, con diversas opciones de formato:

• Valores separados por comas (.csv).
• Texto plano delimitado por tabulaciones.
• XML (lenguaje de marcado extensible).
• Libro de Excel tradicional (.xlsx o .xls).

Para exportar datos, sigue estos pasos:

1. Haz clic en Archivo > Guardar como.
2. Selecciona Cambiar tipo de archivo.
3. Escoge el formato deseado, como CSV (delimitado por comas).
4. Selecciona la carpeta de destino.
5. Haz clic en Guardar.

En ocasiones, aparecerá un mensaje indicando que algunas características del libro no se guardarán en el nuevo formato. Si es un archivo sencillo, puedes continuar sin problema.

Importar datos desde bases de datos

Excel puede conectarse a bases de datos como Microsoft Access o SQL Server para importar tablas y realizar análisis. Veamos cómo hacerlo desde cada una:

Desde Access

1. En Excel, ve a Datos > Obtener datos > Desde Access.
2. Selecciona el archivo .accdb o .mdb deseado.
3. Elige las tablas que quieras importar.
4. Indica si deseas un informe dinámico.

Excel creará una tabla dinámica vinculada a los datos de Access. Esta tabla se puede actualizar automáticamente.

Desde SQL Server

1. En la pesta?a Datos, selecciona Nueva consulta > Desde base de datos SQL Server.
2. Introduce el nombre del servidor y base de datos.
3. Selecciona las tablas a importar o proporciona una consulta SQL si deseas filtrar la información.
4. Elige el lugar en la hoja donde se insertarán los datos.

También puedes usar SQL Server Management Studio para exportar desde ahí directamente a Excel.

Importar datos desde la web

?Y si los datos están en una página web? Excel te permite extraer tablas alojadas en sitios HTML directamente desde la aplicación:

1. Ve a Datos > Obtener datos > Desde Web.
2. Introduce la URL del sitio web.
3. Selecciona la tabla o tablas que deseas importar.
4. Haz clic en Cargar.

Los datos se insertarán automáticamente en tu hoja. Este método es útil para importar cotizaciones, indicadores económicos, tablas de precios y mucho más.

Importación por API con JSON

Algunos servicios web como HubSpot, Shopify o Pipedrive ofrecen API públicas desde las cuales puedes descargar datos en formato JSON. Excel permite importar este tipo de datos, pero si deseas hacerlo de forma automática y sin programar, Coupler.io es una excelente solución.

Con Coupler.io puedes programar la actualización automática de datos desde fuentes JSON hacia una hoja de Excel. Solo necesitas configurar el URL de la API y autorizarte (si es necesario). Después eliges la hoja de destino y listo.

Sincronizar datos entre archivos de Excel

Cuando trabajas con varios archivos de Excel, es común necesitar mantener ciertos datos sincronizados. Esto se puede lograr mediante fórmulas vinculadas entre libros:

1. Abre ambos archivos de Excel.
2. Selecciona una celda del archivo destino y escribe =.
3. Haz clic en la celda del archivo origen que deseas enlazar.
4. Pulsa Intro.

También puedes copiar la celda del archivo origen y pegarla como vínculo en el destino con Pegar especial > Pegar vínculo.

Recuerda que los vínculos entre archivos se interrumpen si el archivo de origen no está abierto.

Importar datos desde Google Sheets

Existen varias formas de llevar datos desde Google Sheets a Excel:

1. Con Coupler.io

1. Accede a Coupler.io y selecciona Google Sheets como origen y Excel como destino.
2. Conecta tus cuentas de Google y Microsoft.
3. Selecciona la hoja y el rango que quieras importar.
4. Establece la frecuencia de actualización automática.

2. Mediante CSV público

1. Desde Google Sheets, ve a Archivo > Compartir > Publicar en la web.
2. Elige la hoja y formato CSV.
3. Copia el enlace generado.
4. En Excel, ve a Datos > Obtener datos > Desde Web.
5. Pega la URL del CSV publicado.

Este método no es recomendable para datos sensibles, ya que se vuelven accesibles públicamente.

Importar desde archivos PDF

?Tienes tablas encerradas en un PDF? Excel te permite extraerlas fácilmente:

1. Ve a Datos > Obtener datos > Desde archivo > Desde PDF.
2. Selecciona el archivo y espera que Excel detecte las tablas.
3. Selecciona la tabla deseada y pulsa Cargar.

Si no tienes disponible esta opción, puedes copiar los datos desde el PDF y pegarlos en Word. Desde Word, convierte el texto en tabla y luego copia la tabla a Excel.

Importar y exportar datos en Project

Microsoft Project también permite intercambiar datos con Excel mediante su asistente de exportación/importación. Puedes exportar tareas, recursos o asignaciones, seleccionando exactamente qué campos incluir y cómo guardarlos.

Los formatos compatibles incluyen:

• Excel (.xlsx o .xls)
• Texto plano (.txt)
• CSV
• XML

El asistente te permite crear mapas de asignación, que definen cómo se deben trasladar los campos entre ambos programas. Puedes crear nuevos mapas o usar uno existente.

Importar mediante copiar y pegar

Este es el método más simple y directo, pero no el más eficiente. Al copiar datos desde otra aplicación o archivo, puedes pegarlos en Excel directamente. Aunque es práctico, puede provocar errores de formato, pérdida de fórmulas o columnas desorganizadas.

Es preferible usar el asistente de importación siempre que sea posible.

Errores comunes al importar y cómo evitarlos

Al realizar cualquier operación de importación o exportación, pueden surgir errores. Algunos habituales:

• Campos sin formato esperado: asegúrate de revisar el asistente y seleccionar el formato correcto.
• Faltan columnas: algunos objetos como subformularios o subinformes no se exportan automáticamente.
• Expresiones no se exportan: se exportan sólo los resultados, no los cálculos. Agrega fórmulas manualmente en Excel.
• Datos desalineados: puede deberse a delimitadores incorrectos.
• Fechas anteriores a 1900: Excel no las reconoce y se reemplazan por valores nulos.

Excel es extremadamente versátil para importar y exportar datos desde múltiples fuentes. Ya sea que trabajes con archivos de texto, bases de datos, páginas web, documentos PDF o APIs JSON, Excel te da la flexibilidad para integrar toda esta información en un solo lugar, procesarla y utilizarla como base para tablas dinámicas, informes o modelos de datos.

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