Excel效率提升：五個實用技巧助你快速處理表格

即使是幾十年如一日使用Microsoft Excel的用戶，也總能發(fā)現(xiàn)新的技巧來提升效率。本文分享五個我多年來積累的Excel實用技巧，助你加速電子表格工作流程。

1. 無需凍結(jié)首行：巧用Excel表格

處理包含大量數(shù)據(jù)的Excel表格時，你可能會習(xí)慣通過“視圖”選項卡凍結(jié)首行，以便滾動時表頭始終可見。

但其實，如果將數(shù)據(jù)格式化為Excel表格，則無需此步驟。首先，確保數(shù)據(jù)首行包含列標(biāo)題。然后，選擇數(shù)據(jù)，在“插入”選項卡中點擊“表格”。

2. 同時復(fù)制和訪問多個項目

大多數(shù)人都知道Excel中復(fù)制(Ctrl C)和粘貼(Ctrl V)的快捷鍵。但鮮為人知的是，你可以同時從不同來源復(fù)制多個項目，并只需單擊一下即可將其粘貼到電子表格中。

例如，你正在為你的足球隊創(chuàng)建球員資料表。對于每個球員，你需要他們的ID、照片和在線個人資料鏈接。

即使球員ID在單獨的工作表中，照片在Microsoft Word文檔中，在線個人資料URL在網(wǎng)頁瀏覽器中訪問，你也可以逐一復(fù)制每個項目。

然后，返回要粘貼復(fù)制項目的電子表格，點擊“開始”選項卡中的剪貼板啟動器圖標(biāo)，在剪貼板窗格中查看你剛剛復(fù)制的項目。注意，每個項目旁邊都有一個圖標(biāo)，提醒你它的原始位置。

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現(xiàn)在，選擇要粘貼第一個項目單元格，然后點擊剪貼板窗格中的項目。對其他復(fù)制的項目重復(fù)此過程。

3. 查看所有公式：一鍵顯示公式

默認情況下，Excel工作表單元格顯示公式結(jié)果，而公式欄顯示你用于獲得該結(jié)果的公式。

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但是，你也可以在單元格中顯示公式本身。為此，按Ctrl `（反引號鍵，通常位于鍵盤左上角）。

使用此快捷鍵，你可以快速查看哪些單元格包含公式，了解計算方法，并檢查錯誤。此外，啟用此選項后，選擇包含公式的單元格將突出顯示其引用的單元格，使故障排除更簡單。

再次按Ctrl `可將電子表格恢復(fù)到默認狀態(tài)。

4. 右鍵查看所有工作表選項卡

在Excel中，導(dǎo)航屏幕底部的選項卡管理器是一項比較繁瑣的任務(wù)，尤其是在工作簿中有很多工作表的情況下。點擊Excel窗口左下角的小箭頭來滾動瀏覽選項卡會浪費很多時間。

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5. 狀態(tài)欄快速計算

Excel中最簡單但可能最未被充分利用的工具之一是狀態(tài)欄，它位于Excel窗口的右下角。

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具體來說，當(dāng)你選擇電子表格中的某些數(shù)據(jù)時，狀態(tài)欄會提供計算結(jié)果，以便進行即時分析，而無需額外的公式。

在這個例子中，表格按出場次數(shù)降序排序，我想要快速查看任何出場100次或以上球員的總進球數(shù)和平均進球數(shù)。

雖然可以使用公式生成此信息，但我不想讓結(jié)果出現(xiàn)在電子表格中——我的目標(biāo)只是快速查看數(shù)據(jù)進行分析。

因此，一旦我選擇了相關(guān)球員的進球總數(shù)，所選單元格的平均值、計數(shù)和總和就會出現(xiàn)在狀態(tài)欄中。

如果你在選擇兩個或多個包含數(shù)據(jù)的單元格后，在你的Excel版本中看不到這些總數(shù)，請右鍵單擊狀態(tài)欄，然后從六個選項（平均值、計數(shù)、數(shù)值計數(shù)、最小值、最大值和總和）中檢查要顯示的聚合計算。

此外，我可以點擊狀態(tài)欄中的任何計算結(jié)果，將值復(fù)制到剪貼板，以便根據(jù)需要粘貼到其他位置。

要節(jié)省使用Microsoft Excel的時間，除了本文分享的技巧外，還可以充分利用名稱框來加快導(dǎo)航速度，并個性化快速訪問工具欄以立即執(zhí)行你最常用的命令。

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