即使你擁有PC多年，你可能認(rèn)為不需要學(xué)習(xí)Microsoft Word技巧。畢竟，它已經(jīng)存在了40年，它的所有秘密早就被揭露了吧？哦，我們有消息要告訴你。

無論你經(jīng)常使用Word還是只在需要更新簡歷時才打開它，你都需要深入了解Word的功能，而不僅僅是加粗和下劃線。幸運(yùn)的是，我們深入研究了Word的各種選項(xiàng)，并找到了一些非常實(shí)用的技巧。

1. 使用Lorem ipsum工具創(chuàng)建虛擬文本塊

不經(jīng)常處理文字的人可能不知道Lorem ipsum是書面文字中的“虛擬語”。它只是一些無意義的文字——看起來像單詞的字母組合，幫助人們直觀地了解文本在網(wǎng)站、雜志、書籍或樣式化文檔中的外觀。

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如果你更傾向于設(shè)計文檔而不是撰寫文檔，或者喜歡通過調(diào)整頁面格式來拖延草稿的撰寫，你可以在Word中使用Lorem ipsum。你甚至不需要打開菜單——只需在頁面上的任何位置鍵入=Lorem()，然后按Enter鍵即可。

默認(rèn)情況下，此命令將創(chuàng)建五個簡短的文本段落。如果這還不夠，你可以在括號內(nèi)添加數(shù)字來指定所需的段落數(shù)量。例如，如果你想要12個段落，請鍵入=Lorem(12)，然后盡情享受你的免費(fèi)文本吧。

2. 向你的作品添加實(shí)時時間戳

如果你有一個需要不斷更新當(dāng)前日期的文檔模板，Word提供了一個工具，可以讓你避免一邊看屏幕角落一邊自言自語“今天幾號？”的窘境。

你可以通過轉(zhuǎn)到插入選項(xiàng)卡并點(diǎn)擊插入日期和時間工具來向文檔添加時間戳——它是一個顯示日歷和時鐘的小圖標(biāo)，位于公式按鈕的左側(cè)。

在彈出的窗口中，你可以從許多時間格式中進(jìn)行選擇，例如經(jīng)典的兩位數(shù)“月/日/年”，甚至包括你將其插入文檔的確切秒數(shù)。默認(rèn)情況下，此功能是靜態(tài)的，除非你選中列表下方的自動更新復(fù)選框。完成后，點(diǎn)擊確定即可。

如果你與其他國家的同事合作，或者使用非系統(tǒng)默認(rèn)語言，插入日期和時間窗口將提供一個下拉菜單，你可以在其中更改語言和日期格式選項(xiàng)。Microsoft將立即顯示你已添加到操作系統(tǒng)的語言，因此，如果你需要使用未列出的語言，則需要通過設(shè)置，然后是時間和語言（Windows）或系統(tǒng)設(shè)置>常規(guī)>語言和地區(qū)（macOS）來添加它。

3. 在Microsoft Word中簽署文檔

曾經(jīng)，簽署通過電子郵件收到的文檔需要打印出來，簽名，然后拍照或掃描。現(xiàn)在，Word允許你使用形狀選項(xiàng)來跳過物理簽名步驟。

轉(zhuǎn)到插入選項(xiàng)卡，點(diǎn)擊形狀，然后選擇線條下的波浪線。這將允許你使用光標(biāo)作為筆來繪制你的簽名，然后你可以將其移動到文檔中的任何位置，甚至可以隨時復(fù)制/剪切和粘貼它。當(dāng)然，用鼠標(biāo)繪制簽名并非易事，但多練習(xí)就會熟能生巧。

另一方面，如果你正在簽署重要文檔，并且無法忍受看到你顫抖的簽名永久存在，那么還有另一種選擇。如果你訂閱了Office 365并且擁有PC，你可以使用觸控板和繪圖功能進(jìn)行簽名。

轉(zhuǎn)到繪圖選項(xiàng)卡，然后打開使用觸控板繪圖上面的切換開關(guān)。Word會在屏幕上顯示一個矩形區(qū)域——用手指在觸控板上繪圖來填充它。你不需要按壓，只需滑動你的手指即可。使用兩個手指將區(qū)域移動到屏幕上的另一個位置（如果你需要選中一個復(fù)選框，這很有用），并在完成后按任意鍵。你的涂鴉將像你可以調(diào)整大小并在文檔中復(fù)制/剪切和粘貼的對象一樣。

4. 使用Microsoft的專注模式關(guān)閉干擾

Word（或任何文字處理器）都無法為你完成寫作本身。你可以在其他地方尋找靈感，但最終，你的文字必須是你自己的。雖然聽起來很簡單，但做起來并不容易。

使用Microsoft的專注模式來避免分心。此功能會將你的文檔設(shè)置為全屏顯示，背景為黑色，因此除了打字之外，你幾乎沒有其他事情可做。默認(rèn)視圖甚至不會顯示主導(dǎo)航欄或包含你習(xí)慣使用的所有選項(xiàng)的功能區(qū)。但它們?nèi)匀淮嬖凇恍鑼⒅羔樢苿拥狡聊豁敳浚x項(xiàng)就會向下滾動。哦，整個界面都是單色的，所以你不會被任何鮮艷的顏色分散注意力。

要激活專注模式，請轉(zhuǎn)到視圖并選擇專注。你可以在任何時候按Esc鍵退出此功能。

5. 讓W(xué)ord通過可讀性評分評估你的寫作

正如我們所說，Word無法為你撰寫散文，但它可以作為有用的編輯器。該程序可以評估你的寫作，并告訴你需要改進(jìn)的地方，以便你的文本適合你的目標(biāo)受眾。

在頁面上已經(jīng)有文字的情況下，轉(zhuǎn)到工具、拼寫和語法，然后選擇編輯器。一個側(cè)邊欄將出現(xiàn)在屏幕右側(cè)，顯示你的寫作的整體評分以及三個可以改進(jìn)的方面：拼寫、語法和簡潔性。點(diǎn)擊每個方面以查看Word的建議。請記住，這只是一個程序，因此它的一些建議對你來說毫無意義也是完全可能的。如果是這種情況，你可以選擇忽略它們。

側(cè)邊欄底部是神奇之處：點(diǎn)擊文檔統(tǒng)計信息，幾秒鐘后，你將看到一個窗口，其中包含有關(guān)文檔的詳細(xì)信息，例如單詞和句子的數(shù)量以及每個單詞的平均字符數(shù)。

但真正有趣的部分在可讀性下。在那里，Word將根據(jù)Flesch可讀性評分和Flesch-Kincaid年級水平指數(shù)顯示你的文本評分。這兩個系統(tǒng)分別旨在確定文檔的可讀性，以及你的受眾應(yīng)該具備什么閱讀水平才能完全輕松地理解它。

對于可讀性評分，數(shù)字越高，越容易理解。一般來說，你希望你寫的任何東西都在70到80之間，這意味著普通成年人應(yīng)該很容易理解。與此同時，F(xiàn)lesch-Kincaid指數(shù)使用美國教育體系的年級水平作為參數(shù)，可以幫助你判斷你的文本是否適合你的受眾——例如，如果你在一個學(xué)術(shù)會議上發(fā)言，高分不會成為問題。

從頁面頂部到上面的段落，Word說這個故事的可讀性評分為65，這并不理想，但這就是為什么我們?nèi)匀恍枰斯ぞ庉嫷脑?。（如果你想知道，在我編輯修改后，評分有所提高。）

6. 單擊即可選擇整個句子

說到編輯，在Word中寫作時，選擇文本是移動句子和刪除無效內(nèi)容的最佳方法之一。

你可能使用諸如Shift 箭頭之類的快捷鍵來逐個字符選擇文本，以及Shift Option 箭頭（Mac）或Shift Control 箭頭（Windows）來逐個單詞選擇。如果你是一個“粗暴”編輯，你可能會直接三擊一個段落來選擇并刪除整個段落。但Word提供了另一個選項(xiàng)：單擊即可選擇單個句子。訣竅是在執(zhí)行此操作時按住Command（Mac）或Control（Windows）。

7. 在重要的編輯點(diǎn)之間跳轉(zhuǎn)

一個更小眾但仍然有用的技巧是使用鍵盤快捷鍵在編輯之間跳轉(zhuǎn)。按Shift F5，Microsoft將帶你回到上次編輯文本的位置。再次按下它，你將回到之前的那個位置。

請記住，如果你的筆記本電腦或鍵盤將F鍵行用于其他功能（例如靜音電腦或調(diào)整屏幕亮度），你可能需要在該快捷鍵之前添加Function或Fn鍵。這將告訴你的電腦你正在使用F5作為F5，并且無意于，例如，調(diào)整鍵盤的背光。

這對于修改特別長的文檔或處于編輯的最后階段（此時更改可能很少且彼此相距甚遠(yuǎn)）非常有用。

8. 查找和替換不可見字符

如果你曾經(jīng)難以處理格式復(fù)雜的文檔，或者想知道為什么按Enter鍵不能提供正確的間距，你可能遇到了隱藏或不可見字符。

你看，文檔中的大多數(shù)內(nèi)容都有一個字符，即使是段落之間的空格也是如此。如果你需要查看你正在處理的內(nèi)容，你可以讓Microsoft通過按Command 8（Mac）或Ctrl Shift 8（Windows）來顯示它們。當(dāng)你這樣做時，你會看到許多新的字符以不同的顏色出現(xiàn)。一些最常見的字符包括單詞之間的懸掛點(diǎn)，代表單個空格，以及左向“P”，表示存在單個段落換行符。

你可能不會在簡單的文檔中使用此快捷鍵，但如果你使用在Word或網(wǎng)上找到的模板，如果文件開始出現(xiàn)故障，它可能有助于你理解問題所在。

9. 使用密碼保護(hù)你的文檔

你寫的東西并非所有的人都應(yīng)該閱讀，如果你想確保即使是最愛窺探的人也無法閱讀你正在處理的內(nèi)容，你可以使用密碼保護(hù)Word文檔。

根據(jù)你擁有的Word版本，你可能會通過點(diǎn)擊文件、信息，然后是保護(hù)文檔來找到此選項(xiàng)。接下來的菜單將列出你可以執(zhí)行的操作，例如限制編輯或僅允許特定人員訪問文件。但如果你想采取更安全的措施，請選擇使用密碼加密并按照說明操作。

為了確保一切都在需要的位置，請使用網(wǎng)格。在布局選項(xiàng)卡下，點(diǎn)擊對齊，然后從下拉菜單中選擇查看網(wǎng)格線。此選項(xiàng)將立即在頁面的工作區(qū)域上疊加一個網(wǎng)格，你可以將其用作參考，以查看對象的放置位置或確保它們的大小相同。在“對齊”菜單上，你還可以點(diǎn)擊網(wǎng)格設(shè)置來自定義選項(xiàng)，例如對象將捕捉到的頁面區(qū)域或網(wǎng)格的大小。完成后，點(diǎn)擊確定保存你的設(shè)置。

以上是您現(xiàn)在需要學(xué)習(xí)的10個Microsoft Word Tips的詳細(xì)內(nèi)容。更多信息請關(guān)注PHP中文網(wǎng)其他相關(guān)文章！