Microsoft Word郵件合并：提升效率的實(shí)用技巧

本文將介紹Microsoft Word郵件合并功能的日常應(yīng)用，助您輕松處理地址標(biāo)簽、個(gè)性化報(bào)告、求職信和證書等任務(wù)。郵件合并功能允許您創(chuàng)建個(gè)性化文檔，例如批量發(fā)送個(gè)性化郵件或制作帶有個(gè)人信息的證書。您可以直接在Word中創(chuàng)建數(shù)據(jù)列表，也可以從Excel等程序?qū)霐?shù)據(jù)。本文將重點(diǎn)介紹如何結(jié)合Excel使用郵件合并功能。請(qǐng)注意，此功能目前僅限于Microsoft 365桌面版Word應(yīng)用。

一、制作婚禮請(qǐng)柬或圣誕賀卡地址標(biāo)簽

手工書寫地址費(fèi)時(shí)費(fèi)力且容易出錯(cuò)。使用Word郵件合并功能，您可以輕松打印地址標(biāo)簽或在普通紙上打印后剪裁粘貼。

首先，在Excel中創(chuàng)建姓名和地址列表，每行信息分別位于不同的列，第一行作為標(biāo)題。確保所有單元格都已填寫，空單元格會(huì)影響郵件合并。

保存Excel文件。

在Word中新建空白文檔，點(diǎn)擊“郵件”>“開始郵件合并”>“標(biāo)簽”。

選擇“每頁(yè)30個(gè)標(biāo)簽”以節(jié)省紙張，點(diǎn)擊“確定”。

啟用“顯示/隱藏”（?）選項(xiàng)查看標(biāo)簽布局。

點(diǎn)擊“郵件”>“選擇收件人”>“使用現(xiàn)有列表”，選擇Excel文件并打開。在“選擇表格”對(duì)話框中，選中“第一行包含列標(biāo)題”復(fù)選框，點(diǎn)擊“確定”。

點(diǎn)擊“插入合并域”，選擇Excel中的標(biāo)題（例如“姓名”），按Enter鍵，依次添加地址信息。如果文字超出標(biāo)簽范圍，可以拖動(dòng)標(biāo)簽底部調(diào)整大小。

點(diǎn)擊“更新標(biāo)簽”，應(yīng)用合并域。

點(diǎn)擊“預(yù)覽結(jié)果”檢查標(biāo)簽效果。

點(diǎn)擊“完成并合并”>“打印文檔”打印標(biāo)簽。 如需修改單個(gè)地址，選擇“編輯單個(gè)文檔”。

二、撰寫個(gè)性化報(bào)告

此方法適用于教師撰寫學(xué)生報(bào)告等場(chǎng)景。

在Word文檔中，輸入報(bào)告主體，使用“[姓名]”代替姓名，“——”代替需要個(gè)性化填寫的內(nèi)容。

在Excel中，將每個(gè)句子復(fù)制到第一行，添加“姓名”列。

填寫每個(gè)報(bào)告的內(nèi)容，保存Excel文件。

在Word文檔中，點(diǎn)擊“郵件”>“選擇收件人”>“使用現(xiàn)有列表”，選擇Excel文件并打開。選中“第一行包含列標(biāo)題”復(fù)選框，點(diǎn)擊“確定”。

選擇“[姓名]”或“——”處，點(diǎn)擊“插入合并域”，選擇相應(yīng)的字段。

點(diǎn)擊“預(yù)覽結(jié)果”查看報(bào)告，點(diǎn)擊“完成并合并”打印或編輯報(bào)告。

三、撰寫求職信

使用郵件合并功能，您可以快速創(chuàng)建多份求職信，突出不同的技能。

在Excel中，第一行輸入技能類別，第二行輸入對(duì)應(yīng)技能描述。

保存Excel文件。

在Word中，輸入求職信開頭和結(jié)尾。點(diǎn)擊“郵件”>“選擇收件人”>“使用現(xiàn)有列表”，選擇Excel文件并打開。選中“第一行包含列標(biāo)題”復(fù)選框，點(diǎn)擊“確定”。

點(diǎn)擊“插入合并域”，選擇技能描述。

點(diǎn)擊“預(yù)覽結(jié)果”檢查求職信，點(diǎn)擊“完成并合并”>“編輯單個(gè)文檔”進(jìn)行修改。

四、設(shè)計(jì)證書

在Excel中創(chuàng)建獲獎(jiǎng)?wù)咝畔⒘斜?，保存文件?/p>

在Word中設(shè)計(jì)證書，可以使用模板。點(diǎn)擊“郵件”>“選擇收件人”>“使用現(xiàn)有列表”，選擇Excel文件并打開。選中“第一行包含列標(biāo)題”復(fù)選框，點(diǎn)擊“確定”。

點(diǎn)擊“插入合并域”將信息添加到證書。

點(diǎn)擊“預(yù)覽結(jié)果”檢查證書，點(diǎn)擊“完成并合并”>“打印文檔”打印證書。

希望以上信息能幫助您更好地利用Word郵件合并功能，提高工作效率！

以上是郵件合并比您想象的更有用：4個(gè)實(shí)際用途的詳細(xì)內(nèi)容。更多信息請(qǐng)關(guān)注PHP中文網(wǎng)其他相關(guān)文章！