在非箱子文件夾上的運(yùn)行規(guī)則不是自動(dòng)的，但這是可行的。本教程演示瞭如何使用規(guī)則組合來自定義設(shè)置或手動(dòng)在所選文件夾上運(yùn)行規(guī)則以維護(hù)工作流程。

Outlook規(guī)則是一種方便的方法，可以通過自動(dòng)排序，換檔或分類電子郵件來保持郵箱有序。儘管大多數(shù)用戶將它們應(yīng)用於收件箱中的消息，但您可能會(huì)考慮：您可以在其他文件夾上實(shí)現(xiàn)一個(gè)規(guī)則，例如存儲(chǔ)舊電子郵件或手動(dòng)移動(dòng)消息的一個(gè)規(guī)則嗎？簡(jiǎn)短的響應(yīng)是肯定的，儘管根據(jù)您使用的Outlook版本的變化。本指南指導(dǎo)您完成這些過程。

掌握前景規(guī)則邏輯-----------------------------------------------------------------

為了有效地在特定文件夾上運(yùn)行規(guī)則，必須理解Outlook Process如何在幕後進(jìn)行電子郵件規(guī)則。理解其邏輯有助於更好地控制應(yīng)用規(guī)則以及何時(shí)應(yīng)用規(guī)則，並防止某物不按預(yù)期運(yùn)作。

在Classic Outlook （較舊的桌面版本）中，您可以為傳入（接收）和傳出（已發(fā)送）電子郵件建立規(guī)則。相反， Web上的新Outlook和Outlook僅支持傳入消息的規(guī)則。

從技術(shù)上講，Outlook流程在將電子郵件放置在文件夾中之前 - Outlook Client收到或發(fā)送消息。這就是為什麼規(guī)則適用於收件箱或默認(rèn)發(fā)送的項(xiàng)目文件夾的原因，以及為什麼在其他文件夾上執(zhí)行它們需要一些手動(dòng)步驟。

這在實(shí)踐中意味著什麼？

這是這種邏輯在Outlook版本中展開的方式：

• 在Classic Outlook中，您可以在收件箱和發(fā)送項(xiàng)目文件夾上創(chuàng)建並運(yùn)行規(guī)則。
• 在網(wǎng)絡(luò)上的新Outlook和Outlook中，規(guī)則僅限於收件箱。
• 規(guī)則序列至關(guān)重要。如果您希望多個(gè)規(guī)則影響相同的消息，則位置將文件夾規(guī)則轉(zhuǎn)移到末尾；否則，可能不會(huì)應(yīng)用早期的規(guī)則。
• 謹(jǐn)慎使用停止處理更多規(guī)則選項(xiàng)。僅當(dāng)您希望單個(gè)規(guī)則應(yīng)用於消息時(shí)，就會(huì)激活它。如果您希望有幾個(gè)規(guī)則採(cǎi)取行動(dòng)（例如，一個(gè)要分類，另一個(gè)要移動(dòng)），請(qǐng)保持不受限制。
• 如果您希望一項(xiàng)規(guī)則可以自動(dòng)應(yīng)用於收件箱以外的文件夾或已發(fā)送項(xiàng)目，則需要：
  • 將多個(gè)操作納入一個(gè)規(guī)則，或
  • 建立幾個(gè)有針對(duì)性的規(guī)則，並按照適當(dāng)?shù)捻樞蚪M織它們。

了解這些細(xì)節(jié)可以幫助您設(shè)計(jì)按照預(yù)期運(yùn)行的規(guī)則，尤其是在收件箱以外的文件夾中安排消息時(shí)。

如何在特定文件夾上手動(dòng)運(yùn)行Outlook規(guī)則

要將電子郵件規(guī)則應(yīng)用於收件箱以外的文件夾或已發(fā)送項(xiàng)目，您需要在Classic桌面版本Outlook中手動(dòng)運(yùn)行該規(guī)則。當(dāng)處理存檔的消息，導(dǎo)入郵件或您設(shè)置的任何自定義文件夾時(shí)，這尤其有益。

這是逐步完成它的方法：

1. 訪問您的規(guī)則。在Classic Outlook中，通過選擇以下方式打開規(guī)則和警報(bào)窗口：

   • 文件>管理規(guī)則和警報(bào)
   • 主頁選項(xiàng)卡>移動(dòng)組>規(guī)則>管理規(guī)則和警報(bào)

   

2. 選擇帳戶。如果您有多個(gè)電子郵件帳戶，請(qǐng)從對(duì)話框頂部的此文件夾下拉列表中選擇適當(dāng)?shù)囊粋€(gè)。

3. 打開運(yùn)行規(guī)則現(xiàn)在窗口。在規(guī)則和警報(bào)窗口中，單擊“現(xiàn)在的運(yùn)行規(guī)則”按鈕。

4. 選擇規(guī)則。在“運(yùn)行規(guī)則”現(xiàn)在對(duì)話框中，選擇要應(yīng)用的一個(gè)或多個(gè)規(guī)則，然後單擊“瀏覽”按鈕。

5. 選擇特定的文件夾。在出現(xiàn)的文件夾列表中，選擇要執(zhí)行規(guī)則的文件夾，然後單擊“確定” 。

6. 在選定的文件夾上運(yùn)行規(guī)則。返回運(yùn)行規(guī)則NOW窗口，請(qǐng)確保您選擇的文件夾出現(xiàn)在文件夾中旁邊的旁邊，然後單擊“現(xiàn)在運(yùn)行”按鈕應(yīng)用規(guī)則。

根據(jù)文件夾中的消息數(shù)量，Outlook可能需要一些時(shí)間來處理規(guī)則。完成後，您所選的規(guī)則將應(yīng)用於該文件夾中的所有電子郵件。

筆記。此選項(xiàng)僅在經(jīng)典（舊）前景中訪問。在新的Outlook和Web應(yīng)用程序中，無法在特定文件夾上手動(dòng)運(yùn)行規(guī)則。這些版本中的規(guī)則僅在輸入的消息上自動(dòng)運(yùn)行，並且當(dāng)前沒有內(nèi)置功能可以按需觸發(fā)其他文件夾的需求。

如何配置Outlook規(guī)則以自動(dòng)在某個(gè)文件夾上運(yùn)行

讓我們澄清一個(gè)點(diǎn)的前期：Outlook不提供內(nèi)置方法來自動(dòng)在特定文件夾上運(yùn)行規(guī)則。規(guī)則旨在在您的收件箱中（或發(fā)送時(shí)，如果是經(jīng)典Outlook）來行動(dòng)的。這意味著您不能創(chuàng)建一個(gè)規(guī)則，該規(guī)則僅僅是因?yàn)閷⒛承﹥?nèi)容放在另一個(gè)文件夾中，除非您用該文件夾作為其邏輯的一部分構(gòu)建規(guī)則。從本質(zhì)上講，您可以通過仔細(xì)組合動(dòng)作或創(chuàng)建多個(gè)規(guī)則並管理其命令來模擬此行為。這些方法有局限性，但是它們可以在某些情況下起作用。讓我們檢查一些實(shí)際情況。

Outlook規(guī)則從特定文件夾轉(zhuǎn)發(fā)電子郵件

想像一下，您想移動(dòng)或複制符合特定條件到自定義文件夾的消息，並同時(shí)將這些電子郵件轉(zhuǎn)發(fā)到另一個(gè)帳戶或另一個(gè)個(gè)人。這是您可以使用規(guī)則邏輯設(shè)置該設(shè)置的方法：

方法1：一條有多個(gè)動(dòng)作的規(guī)則

您可以根據(jù)特定條件（例如主題中的某些單詞）創(chuàng)建適用於傳入消息的規(guī)則，並包括兩個(gè)動(dòng)作：

• 將消息移至特定文件夾
• 將消息轉(zhuǎn)發(fā)到另一個(gè)地址

這可能與新展望相似：

有關(guān)逐步指導(dǎo)，請(qǐng)查看如何在New Outlook中創(chuàng)建電子郵件規(guī)則。

在Classic Outlook中，您可以設(shè)置相同的規(guī)則。要將其應(yīng)用於已在文件夾中的電子郵件中，請(qǐng)按照此附加步驟操作：

• 在創(chuàng)建規(guī)則之前，請(qǐng)選擇左窗格中的目標(biāo)文件夾。
• 設(shè)置規(guī)則時(shí)，在最後一步中，在“文件夾”中的消息上檢查已標(biāo)記的選項(xiàng)運(yùn)行此規(guī)則。

有關(guān)詳細(xì)的步驟，請(qǐng)參閱如何在Classic Outlook中設(shè)置電子郵件規(guī)則。

方法2：兩個(gè)單獨(dú)的移動(dòng)和向前電子郵件的規(guī)則

另一個(gè)選擇是將邏輯分為兩個(gè)相同條件的規(guī)則：

1. 第一個(gè)規(guī)則將消息轉(zhuǎn)發(fā)。
2. 第二個(gè)規(guī)則將消息移至指定的文件夾。

要使此功能正常，請(qǐng)確保：

• 將轉(zhuǎn)發(fā)規(guī)則定位在列表中的移動(dòng)規(guī)則之前。
• 不要啟用停止處理更多規(guī)則選項(xiàng)。

牢記的限制

無論您是否使用具有多個(gè)操作或兩個(gè)協(xié)調(diào)規(guī)則的單個(gè)規(guī)則，都適用相同的限制：

• 該規(guī)則僅在傳入消息上運(yùn)行。例如，如果主題中包含“測(cè)試”的電子郵件到達(dá)，則將轉(zhuǎn)發(fā)並自動(dòng)移至指定的文件夾。
• 該規(guī)則不會(huì)在文件夾中的消息上運(yùn)行，除非您使用經(jīng)典Outlook並啟用了該選項(xiàng)（一次性運(yùn)行），如上所述。
• 該規(guī)則不適用於您移動(dòng)或在文件夾到達(dá)後手動(dòng)中複製到文件夾中的電子郵件。在這種情況下，您的唯一選項(xiàng)是通過運(yùn)行規(guī)則現(xiàn)在功能執(zhí)行規(guī)則（僅經(jīng)典Outlook）。

這些解決方法具有一定的靈活性，但並非完美無瑕。如果您經(jīng)常需要規(guī)則在其他文件夾中採(cǎi)取行動(dòng)，則手動(dòng)運(yùn)行可能會(huì)提供更一致的結(jié)果。

總結(jié)：即使Outlook不支持收件箱以外的文件夾的全自動(dòng)規(guī)則並發(fā)送了項(xiàng)目，但您並非沒有替代方案。有了一些設(shè)置，並清楚地理解了Outlook規(guī)則的運(yùn)作方式，您仍然可以在所需的結(jié)果附近實(shí)現(xiàn)。不要猶豫，嘗試不同的方法 - 微小的調(diào)整可以在管理電子郵件的效率方面產(chǎn)生重大影響。

以上是如何在特定文件夾上運(yùn)行Outlook規(guī)則的詳細(xì)內(nèi)容。更多資訊請(qǐng)關(guān)注PHP中文網(wǎng)其他相關(guān)文章！