本教程將指示您在不在期間如何在Outlook中設(shè)置自動響應(yīng)。您將發(fā)現(xiàn)如何為專業(yè)和個人電子郵件帳戶配置外部消息，以及不同版本的Outlook，包括傳統(tǒng)，更新和基於Web的平臺。

在當(dāng)今快節(jié)奏的世界中，每個人都需要偶爾休息，即使是從電子郵件中也需要休息。無論您是在休假還是開展?fàn)I業(yè)，都不想讓聯(lián)繫人等待。通過設(shè)置Outlook Auto回復(fù)，您可以通知人們您無法使用以及何時回來。此消息將自動發(fā)送給任何在您離開時向您發(fā)送電子郵件的人。

確定Outlook電子郵件帳戶的類型-------------------------------------------------------------------------------------------

要在Outlook中設(shè)置自動外部消息，您必須首先確定您擁有的電子郵件帳戶的類型。適用於Exchange，pop/pop3，imap和SMTP帳戶的不同方法。

這是您可以識別帳戶類型並相應(yīng)地配置自動回復(fù)的方法。

1. 導(dǎo)航到功能區(qū)左上角的“文件”選項(xiàng)卡。
2. 在“信息”部分中的帳戶信息下，選擇您希望使用的帳戶並觀察以下選項(xiàng)：
   • 對於Microsoft Exchange帳戶，您將看到自動答復(fù)（辭職）選項(xiàng)。單擊它並繼續(xù)說明。
   • 對於POP3和IMAP帳戶，無需自動答復(fù)功能。取而代之的是，您可以創(chuàng)建一個規(guī)則來發(fā)送辦公室外通知。

現(xiàn)在，讓我們深入研究如何為這些帳戶類型中的每一種設(shè)置自動回復(fù)。

如何在Outlook中設(shè)置自動外部消息

要使用Exchange帳戶在Outlook中發(fā)送自動答復(fù)，請按照以下簡單步驟：

1. 在Outlook桌面應(yīng)用程序中，單擊左上角的“文件”選項(xiàng)卡。
2. 在信息部分中，單擊自動答復(fù)（辭職）按鈕。
3. 在出現(xiàn)的對話框中，選擇“發(fā)送自動答復(fù)” ?？蛇x地，您可以設(shè)置一個日期範(fàn)圍，以停用自動回復(fù)，當(dāng)達(dá)到指定的結(jié)束日期時。如果未設(shè)置日期範(fàn)圍，則需要在返回後手動將其關(guān)閉。
4. 在我的組織內(nèi)部選項(xiàng)卡上，輸入您希望同事在不在時收到的消息。
5. 在我的組織選項(xiàng)卡外，請撰寫要發(fā)送到外部聯(lián)繫人的消息。選擇自動回復(fù)我組織以外的任何人時要謹(jǐn)慎，因?yàn)檫@將向每個傳入的電子郵件（包括廣告，新聞通訊和垃圾郵件）發(fā)送您的“離外消息”。為了避免這種情況，建議僅選擇我的聯(lián)繫人。
6. 單擊確定以保存您的設(shè)置。

你去！現(xiàn)在，您的Outlook外部消息已配置，並將自動發(fā)送給您在假期或商務(wù)旅行期間給您發(fā)送電子郵件的人。

如何為Outlook Pop/IMAP帳戶設(shè)置一個外觀消息

在Outlook中設(shè)置POP和IMAP/SMTP帳戶的辦公外通知需要與Exchange帳戶略有不同的方法。這些帳戶類型缺乏自動答復(fù)的內(nèi)置功能，因此您需要創(chuàng)建一個電子郵件模板並設(shè)置一個規(guī)則，以自動用該模板響應(yīng)您收到的每條消息。此方法適用於2010年至365年的各種Outlook版本。讓我們開始吧！

步驟1。創(chuàng)建一個離外消息模板

在創(chuàng)建規(guī)則之前，您需要準(zhǔn)備以自動重新發(fā)送的消息。

1. 在您的前景中，請起草一封新電子郵件，其中包含您希望傳達(dá)的信息。例如，您可能會寫這樣的東西：

2. 單擊文件>另存為，並將電子郵件另存為Outlook模板（*.oft）。

   注意：請勿更改Outlook保存模板的默認(rèn)位置，該位置通常是：C：\ Users \ Users \ username \ appData \ roaming \ roaming \ Microsoft \ Microsoft \ templates

   （該註釋是針對高級用戶的；鼓勵初學(xué)者堅(jiān)持默認(rèn)值。）

3. 關(guān)閉消息窗口而無需發(fā)送消息。

步驟2。設(shè)置具有模板規(guī)則的自動回復(fù)

準(zhǔn)備好您的離外消息模板，是時候創(chuàng)建一個規(guī)則，該規(guī)則將在收到新電子郵件時自動發(fā)送。

1. 單擊“文件”選項(xiàng)卡，然後選擇“管理規(guī)則和警報(bào)” 。

2. 在“規(guī)則和警報(bào)”對話框窗口中，單擊新規(guī)則。

3. 在從空白規(guī)則開始的情況下，選擇在我收到的消息上應(yīng)用規(guī)則，然後單擊下一步。

4. 定義規(guī)則的條件。您可以選擇“從人或公共團(tuán)體中”或“通過指定帳戶”來指定哪些電子郵件觸發(fā)了戶外回復(fù)。如果您要為所有帳戶中的所有傳入消息設(shè)置自動響應(yīng)，請?zhí)^此步驟，然後單擊“下一步” 。當(dāng)Outlook提示您將此規(guī)則應(yīng)用於所有消息時，請單擊“是”以確認(rèn)。

5. 接下來，指定您想對消息進(jìn)行的操作。由於我們想使用特定模板回復(fù)，請?jiān)凇?em>步驟1：選擇操作”下選擇此選項(xiàng)。在“步驟2：編輯規(guī)則描述”下，單擊“特定模板”鏈接。

6. 將出現(xiàn)“選擇回復(fù)模板對話框”窗口。在下拉框中的外觀中，選擇文件系統(tǒng)中的用戶模板，選擇您創(chuàng)建的“離外消息”模板，然後單擊“打開” 。

7. 返回規(guī)則嚮導(dǎo)，您將在下部窗格中看到模板的路徑，然後單擊下一步。

8. 可選地，您可以向規(guī)則添加異常。否則，請單擊“下一步”而無需選擇任何內(nèi)容。

   提示。您可以在主題中排除包含“返回”或“不可避免”的返回電子郵件，以防止服務(wù)器之間來回反彈的情況。但是，這不是強(qiáng)制性的，因?yàn)?em>使用特定模板規(guī)則的答復(fù)只會每次會話發(fā)送一次您的消息，直到您重新啟動Outlook。

9. 在最後一步中，命名您的規(guī)則並選擇其他選項(xiàng)。要立即激活規(guī)則，請在該規(guī)則框中保持打開（默認(rèn)設(shè)置）。如果您希望以後啟用該規(guī)則，請取消選中此框。完成後，單擊完成以保存規(guī)則。

恭喜！您已經(jīng)在Outlook中成功設(shè)置了自動室外消息。現(xiàn)在，您可以放鬆身心，而不必?fù)?dān)心會丟失任何重要的電子郵件。

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以上是如何在Outlook中設(shè)置戶外消息（自動回復(fù)）的詳細(xì)內(nèi)容。更多資訊請關(guān)注PHP中文網(wǎng)其他相關(guān)文章！