Excel效率提升：五個(gè)實(shí)用技巧助你快速處理表格

即使是幾十年如一日使用Microsoft Excel的用戶，也總能發(fā)現(xiàn)新的技巧來(lái)提升效率。本文分享五個(gè)我多年來(lái)積累的Excel實(shí)用技巧，助你加速電子表格工作流程。

1. 無(wú)需凍結(jié)首行：巧用Excel表格

處理包含大量數(shù)據(jù)的Excel表格時(shí)，你可能會(huì)習(xí)慣通過(guò)“視圖”選項(xiàng)卡凍結(jié)首行，以便滾動(dòng)時(shí)表頭始終可見(jiàn)。

但其實(shí)，如果將數(shù)據(jù)格式化為Excel表格，則無(wú)需此步驟。首先，確保數(shù)據(jù)首行包含列標(biāo)題。然後，選擇數(shù)據(jù)，在“插入”選項(xiàng)卡中點(diǎn)擊“表格”。

2. 同時(shí)復(fù)制和訪問(wèn)多個(gè)項(xiàng)目

大多數(shù)人都知道Excel中復(fù)制(Ctrl C)和粘貼(Ctrl V)的快捷鍵。但鮮為人知的是，你可以同時(shí)從不同來(lái)源複製多個(gè)項(xiàng)目，並只需單擊一下即可將其粘貼到電子表格中。

例如，你正在為你的足球隊(duì)創(chuàng)建球員資料表。對(duì)於每個(gè)球員，你需要他們的ID、照片和在線個(gè)人資料鏈接。

即使球員ID在單獨(dú)的工作表中，照片在Microsoft Word文檔中，在線個(gè)人資料URL在網(wǎng)頁(yè)瀏覽器中訪問(wèn)，你也可以逐一複制每個(gè)項(xiàng)目。

然後，返回要粘貼複製項(xiàng)目的電子表格，點(diǎn)擊“開(kāi)始”選項(xiàng)卡中的剪貼板啟動(dòng)器圖標(biāo)，在剪貼板窗格中查看你剛剛複制的項(xiàng)目。注意，每個(gè)項(xiàng)目旁邊都有一個(gè)圖標(biāo)，提醒你它的原始位置。

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現(xiàn)在，選擇要粘貼第一個(gè)項(xiàng)目單元格，然後點(diǎn)擊剪貼板窗格中的項(xiàng)目。對(duì)其他復(fù)制的項(xiàng)目重複此過(guò)程。

3. 查看所有公式：一鍵顯示公式

默認(rèn)情況下，Excel工作表單元格顯示公式結(jié)果，而公式欄顯示你用於獲得該結(jié)果的公式。

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但是，你也可以在單元格中顯示公式本身。為此，按Ctrl `（反引號(hào)鍵，通常位於鍵盤左上角）。

使用此快捷鍵，你可以快速查看哪些單元格包含公式，了解計(jì)算方法，並檢查錯(cuò)誤。此外，啟用此選項(xiàng)後，選擇包含公式的單元格將突出顯示其引用的單元格，使故障排除更簡(jiǎn)單。

再次按Ctrl `可將電子表格恢復(fù)到默認(rèn)狀態(tài)。

4. 右鍵查看所有工作表選項(xiàng)卡

在Excel中，導(dǎo)航屏幕底部的選項(xiàng)卡管理器是一項(xiàng)比較繁瑣的任務(wù)，尤其是在工作簿中有很多工作表的情況下。點(diǎn)擊Excel窗口左下角的小箭頭來(lái)滾動(dòng)瀏覽選項(xiàng)卡會(huì)浪費(fèi)很多時(shí)間。

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5. 狀態(tài)欄快速計(jì)算

Excel中最簡(jiǎn)單但可能最未被充分利用的工具之一是狀態(tài)欄，它位於Excel窗口的右下角。

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具體來(lái)說(shuō)，當(dāng)你選擇電子表格中的某些數(shù)據(jù)時(shí)，狀態(tài)欄會(huì)提供計(jì)算結(jié)果，以便進(jìn)行即時(shí)分析，而無(wú)需額外的公式。

在這個(gè)例子中，表格按出場(chǎng)次數(shù)降序排序，我想要快速查看任何出場(chǎng)100次或以上球員的總進(jìn)球數(shù)和平均進(jìn)球數(shù)。

雖然可以使用公式生成此信息，但我不想讓結(jié)果出現(xiàn)在電子表格中——我的目標(biāo)只是快速查看數(shù)據(jù)進(jìn)行分析。

因此，一旦我選擇了相關(guān)球員的進(jìn)球總數(shù)，所選單元格的平均值、計(jì)數(shù)和總和就會(huì)出現(xiàn)在狀態(tài)欄中。

如果你在選擇兩個(gè)或多個(gè)包含數(shù)據(jù)的單元格後，在你的Excel版本中看不到這些總數(shù)，請(qǐng)右鍵單擊狀態(tài)欄，然後從六個(gè)選項(xiàng)（平均值、計(jì)數(shù)、數(shù)值計(jì)數(shù)、最小值、最大值和總和）中檢查要顯示的聚合計(jì)算。

此外，我可以點(diǎn)擊狀態(tài)欄中的任何計(jì)算結(jié)果，將值複製到剪貼板，以便根據(jù)需要粘貼到其他位置。

要節(jié)省使用Microsoft Excel的時(shí)間，除了本文分享的技巧外，還可以充分利用名稱框來(lái)加快導(dǎo)航速度，並個(gè)性化快速訪問(wèn)工具欄以立即執(zhí)行你最常用的命令。

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