該教程在郵件從Excel合併到Word時(shí)解決了常見的格式問題，重點(diǎn)關(guān)注數(shù)字，日期，百分比和貨幣。以前的文章涵蓋了郵件合併的基礎(chǔ)知識(shí)；但是，保持正確的格式通常會(huì)帶來挑戰(zhàn)。數(shù)字，尤其是那些具有領(lǐng)先零（如郵政編碼），百分比和貨幣價(jià)值的數(shù)字，在合併過程中經(jīng)常失去其格式。

根本原因是Word默認(rèn)使用OLE DB連接，該連接導(dǎo)入數(shù)據(jù)但不格式化。這導(dǎo)致單詞顯示基本的數(shù)值，而不是Excel的格式化單元格值。

說明性示例：

Excel表可能顯示：

但是郵件合併文檔可能會(huì)顯示：

請注意，郵政編碼中領(lǐng)先的零的損失，缺少貨幣符號(hào)和貨幣價(jià)值中格式的損失以及百分比和日期的不一致。

解決方案：動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)交換（DDE）

最有效的解決方案是使用DDE連接到Excel工作簿。在開始郵件合併之前：

1. 導(dǎo)航到文件>選項(xiàng)>高級(jí)。
2. 在一般部分中，請檢查“打開確認(rèn)文件格式轉(zhuǎn)換”，然後單擊“確定” 。
3. 啟動(dòng)郵件合併，為收件人選擇“使用現(xiàn)有列表”。
4. 瀏覽到您的Excel文件，選擇它並單擊打開。
5. 在確認(rèn)數(shù)據(jù)源對話框中，請檢查“顯示全部”，選擇* MS Excel工作表通過DDE（ .XLS）* ，然後單擊“確定”。
6. 選擇整個(gè)電子表格，然後單擊“確定” 。

儘管DDE連接可能需要時(shí)間，但它可以確保保留所有格式。連接後，取消選中“確認(rèn)文件格式轉(zhuǎn)換”，以避免重複提示。結(jié)果：

替代方案：數(shù)字開關(guān)（字段代碼）

如果DDE不可行，則可以使用Word合併字段中的數(shù)字開關(guān)分別控制格式。這涉及操縱現(xiàn)場代碼：

1. 選擇合併字段。
2. 按SHIFT F9顯示字段代碼（例如{ MERGEFIELD Number } ）。
3. 附加數(shù)字開關(guān)代碼。
4. 按F9更新。
5. 按Shift F9隱藏代碼。

示例：

• 數(shù)字格式：

  • \\# 0 ：圓形的整數(shù)
  • \\# ,0 ：具有成千上萬的分隔符的整數(shù)
  • \\# ,0.00 ：帶有兩個(gè)小數(shù)和數(shù)千個(gè)分隔符的數(shù)字

• 貨幣格式：

  • \\# $,0 ：圓滿的美元與成千上萬的分隔符
  • \\# $,0.00 ：美元帶有兩個(gè)小數(shù)和數(shù)千個(gè)分隔符
  • \\# "$#,##0.00;($#,##0.00);'-'" ：含負(fù)數(shù)的括號(hào)的美元，連字符，零。

• 百分比格式：如果Excel使用常規(guī)/數(shù)字格式： \\# 0.00%或\\# 0% 。如果Excel使用百分比格式，請使用公式： {=?Percent?\*100 \\# 0%}或{=?Percent?\*100 \\# 0.00%} 。

• 日期/時(shí)間格式：使用\\@ "M/d/yyyy" ， \\@ "d-MMM-yy" ， \\@ "h:mm AM/PM" ，等等的代碼

• 當(dāng)前日期/時(shí)間：使用Alt Shift D（日期）和Alt Shift T（時(shí)間），然後為自定義格式添加數(shù)字開關(guān)。

保存領(lǐng)先的零：

在合併之前，格式化ZIP代碼列作為文本中的文本。但是，如果在Excel中使用特殊或自定義格式，建議使用DDE來避免手動(dòng)重新輸入。

通過採用這些方法，您可以在郵件合併期間有效地管理格式，以確保準(zhǔn)確且專業(yè)的文檔。

以上是如何修復(fù)Word中的郵件合併格式問題的詳細(xì)內(nèi)容。更多資訊請關(guān)注PHP中文網(wǎng)其他相關(guān)文章！