Microsoft Word郵件合併：提升效率的實用技巧

本文將介紹Microsoft Word郵件合併功能的日常應用，助您輕鬆處理地址標籤、個性化報告、求職信和證書等任務。郵件合併功能允許您創(chuàng)建個性化文檔，例如批量發(fā)送個性化郵件或製作帶有個人信息的證書。您可以直接在Word中創(chuàng)建數(shù)據(jù)列表，也可以從Excel等程序?qū)霐?shù)據(jù)。本文將重點介紹如何結(jié)合Excel使用郵件合併功能。請注意，此功能目前僅限於Microsoft 365桌面版Word應用。

一、製作婚禮請柬或聖誕賀卡地址標籤

手工書寫地址費時費力且容易出錯。使用Word郵件合併功能，您可以輕鬆打印地址標籤或在普通紙上打印後剪裁粘貼。

首先，在Excel中創(chuàng)建姓名和地址列表，每行信息分別位於不同的列，第一行作為標題。確保所有單元格都已填寫，空單元格會影響郵件合併。

保存Excel文件。

在Word中新建空白文檔，點擊“郵件”>“開始郵件合併”>“標籤”。

選擇“每頁30個標籤”以節(jié)省紙張，點擊“確定”。

啟用“顯示/隱藏”（?）選項查看標籤佈局。

點擊“郵件”>“選擇收件人”>“使用現(xiàn)有列表”，選擇Excel文件並打開。在“選擇表格”對話框中，選中“第一行包含列標題”複選框，點擊“確定”。

點擊“插入合併域”，選擇Excel中的標題（例如“姓名”），按Enter鍵，依次添加地址信息。如果文字超出標籤範圍，可以拖動標籤底部調(diào)整大小。

點擊“更新標籤”，應用合併域。

點擊“預覽結(jié)果”檢查標籤效果。

點擊“完成並合併”>“打印文檔”打印標籤。 如需修改單個地址，選擇“編輯單個文檔”。

二、撰寫個性化報告

此方法適用於教師撰寫學生報告等場景。

在Word文檔中，輸入報告主體，使用“[姓名]”代替姓名，“——”代替需要個性化填寫的內(nèi)容。

在Excel中，將每個句子復製到第一行，添加“姓名”列。

填寫每個報告的內(nèi)容，保存Excel文件。

在Word文檔中，點擊“郵件”>“選擇收件人”>“使用現(xiàn)有列表”，選擇Excel文件並打開。選中“第一行包含列標題”複選框，點擊“確定”。

選擇“[姓名]”或“——”處，點擊“插入合併域”，選擇相應的字段。

點擊“預覽結(jié)果”查看報告，點擊“完成並合併”打印或編輯報告。

三、撰寫求職信

使用郵件合併功能，您可以快速創(chuàng)建多份求職信，突出不同的技能。

在Excel中，第一行輸入技能類別，第二行輸入對應技能描述。

保存Excel文件。

在Word中，輸入求職信開頭和結(jié)尾。點擊“郵件”>“選擇收件人”>“使用現(xiàn)有列表”，選擇Excel文件並打開。選中“第一行包含列標題”複選框，點擊“確定”。

點擊“插入合併域”，選擇技能描述。

點擊“預覽結(jié)果”檢查求職信，點擊“完成並合併”>“編輯單個文檔”進行修改。

四、設計證書

在Excel中創(chuàng)建獲獎者信息列表，保存文件。

在Word中設計證書，可以使用模板。點擊“郵件”>“選擇收件人”>“使用現(xiàn)有列表”，選擇Excel文件並打開。選中“第一行包含列標題”複選框，點擊“確定”。

點擊“插入合併域”將信息添加到證書。

點擊“預覽結(jié)果”檢查證書，點擊“完成並合併”>“打印文檔”打印證書。

希望以上信息能幫助您更好地利用Word郵件合併功能，提高工作效率！

以上是郵件合併比您想像的更有用：4個實際用途的詳細內(nèi)容。更多資訊請關注PHP中文網(wǎng)其他相關文章！