Penambahbaikan kecekapan Excel: Lima petua praktikal untuk membantu anda memproses jadual dengan cepat

Malah pengguna yang telah menggunakan Microsoft Excel selama beberapa dekad dapat mencari teknik baru untuk meningkatkan kecekapan. Artikel ini berkongsi lima petua Excel praktikal yang telah saya kumpulkan selama bertahun -tahun untuk membantu anda mempercepat aliran kerja spreadsheet anda.

1. Tidak perlu membekukan baris pertama: Gunakan jadual excel dengan bijak

Apabila bekerja dengan jadual Excel yang mengandungi banyak data, anda mungkin terbiasa untuk membekukan baris pertama melalui tab View supaya header sentiasa kelihatan ketika menatal.

Tetapi sebenarnya, jika anda memformat data sebagai jadual Excel, anda tidak memerlukan langkah ini. Pertama, pastikan baris pertama data mengandungi tajuk lajur. Kemudian, pilih data dan klik "Jadual" dalam tab "Masukkan".

2. Salin dan akses pelbagai projek secara serentak

Kebanyakan orang tahu kekunci pintasan untuk menyalin (Ctrl C) dan penampakan (Ctrl V) dalam Excel. Tetapi apa yang kurang dikenali ialah anda boleh menyalin pelbagai item dari sumber yang berbeza pada masa yang sama dan tampalnya ke dalam spreadsheet dengan hanya satu klik.

Sebagai contoh, anda membuat profil pemain untuk pasukan bola sepak anda. Bagi setiap pemain, anda memerlukan ID, foto dan pautan profil dalam talian.

Walaupun ID pemain berada dalam lembaran kerja yang berasingan, foto -foto itu dalam dokumen Microsoft Word, dan URL profil dalam talian diakses dalam pelayar web, anda boleh menyalin setiap item satu demi satu.

Kemudian, kembali ke spreadsheet di mana anda ingin menyisipkan item yang disalin, klik ikon Pelancar Clipboard di tab Mula, dan lihat item yang anda hanya disalin dalam anak tetingkap Clipboard. Perhatikan bahawa terdapat ikon di sebelah setiap item untuk mengingatkan anda tentang kedudukan asalnya.

Bacaan Berkaitan: Kekuatan Microsoft Office Clipboard (pautan ke catatan blog yang berkaitan)

Sekarang, pilih sel yang anda mahu tampal item pertama dan klik item dalam anak tetingkap Clipboard. Ulangi proses ini untuk item yang disalin lain.

3. Lihat semua formula: Formula paparan dengan satu klik

Secara lalai, sel -sel lembaran kerja Excel memaparkan hasil formula, dan bar formula memaparkan formula yang anda gunakan untuk mendapatkan hasil itu.

Bacaan Berkaitan: Memulakan Panduan untuk Formula dan Fungsi Excel (pautan ke catatan blog yang berkaitan)

Walau bagaimanapun, anda juga boleh memaparkan formula itu sendiri dalam sel. Untuk melakukan ini, tekan Ctrl `(kunci backtick, biasanya di sudut kiri atas papan kekunci).

Dengan jalan pintas ini, anda dapat dengan cepat melihat sel -sel yang mengandungi formula, memahami cara mengira, dan memeriksa kesilapan. Di samping itu, apabila diaktifkan, memilih sel yang mengandungi formula akan menyerlahkan sel -sel yang dirujuk, menjadikan penyelesaian masalah lebih mudah.

Tekan Ctrl `sekali lagi untuk memulihkan spreadsheet ke keadaan lalainya.

4. Klik kanan untuk melihat semua tab lembaran kerja

Di Excel, pengurus tab di bahagian bawah skrin navigasi adalah tugas yang agak membosankan, terutamanya apabila terdapat banyak lembaran kerja dalam buku kerja. Mengklik anak panah kecil di sudut kiri bawah tetingkap Excel untuk menatal melalui tab akan membuang banyak masa.

Bacaan Berkaitan: Mengapa Sentiasa Namakan Lembaran Kerja Excel (pautan ke catatan blog yang berkaitan)

5. Pengiraan cepat bar status

Salah satu alat yang paling mudah tetapi mungkin yang paling kurang dimanfaatkan dalam Excel ialah bar status, yang terletak di sudut kanan bawah tetingkap Excel.

Bacaan Berkaitan: Cara menyesuaikan dan menggunakan bar status dalam Excel (pautan ke catatan blog yang berkaitan)

Khususnya, apabila anda memilih data tertentu dalam spreadsheet, bar status menyediakan pengiraan untuk analisis segera tanpa formula tambahan.

Dalam contoh ini, jadual itu disusun dalam penampilan menurun, dan saya ingin melihat jumlah keseluruhan dan purata yang dijaringkan oleh mana -mana pemain yang membuat 100 atau lebih penampilan.

Walaupun maklumat ini boleh dijana menggunakan formula, saya tidak mahu hasilnya muncul dalam spreadsheet - matlamat saya adalah dengan cepat melihat data untuk analisis.

Jadi sebaik sahaja saya memilih jumlah gol yang dijaringkan oleh pemain yang berkaitan, purata, kiraan dan jumlah sel yang dipilih muncul di bar status.

Jika anda tidak melihat jumlah ini dalam versi Excel anda selepas memilih dua atau lebih sel yang mengandungi data, klik kanan bar status dan periksa pengiraan agregat untuk dipaparkan dari enam pilihan (purata, kiraan, kiraan angka, min, maksimum, dan jumlah).

Juga, saya boleh mengklik sebarang pengiraan dalam bar status untuk menyalin nilai ke papan klip supaya saya dapat menampalnya di tempat lain seperti yang diperlukan.

Untuk menjimatkan masa menggunakan Microsoft Excel, sebagai tambahan kepada petua yang dikongsi dalam artikel ini, anda juga boleh memanfaatkan kotak nama untuk mempercepatkan navigasi dan memperibadikan akses cepat ke bar alat untuk melaksanakan arahan yang paling biasa digunakan dengan segera.

Atas ialah kandungan terperinci 5 Petua Excel untuk Pengguna Kuasa. Untuk maklumat lanjut, sila ikut artikel berkaitan lain di laman web China PHP!