Dans cet article, vous découvrirez comment éliminer ou rejoindre des contacts en double dans Outlook et comment maintenir une liste de contacts bien rangée et actuelle.

Microsoft Outlook propose une gamme d'outils pratiques que nous utilisons fréquemment et apprécions, ainsi que de nombreuses fonctionnalités qui restent inaper?ues. Malheureusement, la possibilité de désencombrer le carnet d'adresses et de consolider les contacts en double dans un n'est pas parmi eux.

Heureusement, nous ne sommes pas limités à utiliser uniquement les outils explicitement offerts par Outlook. Avec une certaine créativité, vous pouvez concevoir une méthode pour relever presque tous les défis qui surviennent. Ce guide montrera comment identifier les doublons dans les contacts Outlook et les fusionner sans compter sur des logiciels tiers.

Les contacts en double peuvent être gênants et perplexes à manipuler, mais ils sont un problème fréquent dans Outlook. Voici quelques-unes des causes les plus courantes:

• Faites glisser les e-mails vers le dossier Contacts . L'une des méthodes les plus rapides pour créer un nouveau contact dans Outlook est de faire glisser un e-mail directement dans le dossier Contacts. Cependant, si vous créez également manuellement des contacts ou importez des contacts à partir d'autres sources, vous pourriez vous retrouver avec des doublons. Cela peut se produire si vous trompez le nom d'un contact ou entrez différemment.
• E-mail à partir de plusieurs comptes . Si quelqu'un vous envoie par e-mail à partir de différentes adresses, comme un e-mail professionnel et personnel, Outlook peut créer des contacts distincts pour chaque adresse. Cela peut se produire quelle que soit la fa?on dont vous créez un nouveau contact, que ce soit en faisant glisser un e-mail dans le dossier Contacts ou en cliquant sur le nouveau bouton de contact sur le ruban.
• Synchronisation avec d'autres appareils et plates-formes . Si vous synchronisez vos contacts Outlook avec un ordinateur portable, un appareil mobile ou des plateformes sociales comme LinkedIn, Facebook ou Twitter, des contacts en double peuvent appara?tre si la même personne est répertoriée sous différents noms dans différents livres d'adresses. Par exemple, Robert Smith , Bob Smith et Robert B. Smith pourraient tous être des entrées distinctes dans différentes sources faisant référence au même individu.
• Livres d'adresses d'entreprise . Dans un cadre d'entreprise, plusieurs livres d'adresses peuvent être maintenus sur des serveurs d'échange, ce qui peut également conduire à des contacts en double.

Quelle que soit la cause, les contacts en double peuvent être une véritable nuisance dans les perspectives, ce qui rend difficile de garder une trace des informations cruciales et de causer de la confusion et des erreurs. Comprendre les raisons de la duplication de contact peut vous aider à empêcher que cela ne se produise à l'avenir. Ci-dessous, vous trouverez plusieurs solutions pour résoudre tout problème existant.

Comment supprimer les contacts en double dans Outlook

Pour supprimer les contacts en double un à la fois, suivez ces étapes:

1. Dans la barre de navigation Outlook, cliquez sur les gens .
2. Sur l'onglet Home du ruban, dans le groupe de vue actuel , sélectionnez le téléphone , qui est le moyen le plus rapide de scanner les contacts pour des entrées similaires ou identiques.
3. Dans la liste des contacts, maintenez la touche CTRL et sélectionnez les contacts que vous souhaitez supprimer.
4. Une fois que tous les doublons sont sélectionnés, appuyez sur la touche de suppression ou le raccourci Ctrl D pour les supprimer.

Comment fusionner les contacts en double dans Outlook

Dans la plupart des cas, Outlook est suffisamment intelligent pour éviter la duplication lors de la tentative de création d'un contact qui existe déjà. Cependant, si vous avez de nombreux doublons dans votre carnet d'adresses, vous devrez appliquer une technique spéciale pour ranger le gachis. Les étapes détaillées suivent ci-dessous.

Pour cet exemple, nous utiliserons Outlook 365, étant donné sa popularité ces derniers temps. Néanmoins, les options sont essentiellement les mêmes dans toutes les versions modernes d'Outlook 2021 à 2013, vous ne devriez donc pas rencontrer de difficultés à suivre.

Note. Pour éviter une perte accidentelle de données, nous vous recommandons fortement de créer une copie de sauvegarde d'abord, par exemple en exportant vos contacts Outlook à Excel.

1. Créez un nouveau dossier de contacts . Dans les contacts Outlook, cliquez avec le bouton droit sur votre dossier principal de contacts et sélectionnez un nouveau dossier… dans le menu contextuel. Nommez ce dossier tout ce que vous aimez, disons des dupes de fusion .

2. Déplacez tous les contacts Outlook vers le dossier nouvellement créé . Passez à votre dossier Contacts actuel et appuyez sur CTRL A pour sélectionner tous les éléments. Ensuite, faites glisser et déposez les contacts vers le nouveau dossier que vous venez de créer. Alternativement, vous pouvez appuyer ensemble les touches Ctrl Shift V pour ouvrir la bo?te de dialogue Déplacer vers le dossier , où vous sélectionnez le dossier Merge dupes .

3. Exporter des contacts vers un fichier .csv . Cela peut être fait à l'aide de l'assistant d'importation et d'exportation d'Outlook. Dans Outlook 365 - 2010, accédez à Fichier> Ouvrir et exporter> Importer / Exporter .

   Dans Outlook 2007 et 2003, vous trouverez cet assistant dans le dossier> Importation et exportation…

   

   L'assistant vous guidera dans le processus d'exportation, où vous choisissez les options suivantes:

   • étape 1. Exporter vers un fichier.
   • étape 2. Valeurs séparées par la virgule.
   • étape 3. Sélectionnez le dossier Merge dupes auquel vous avez déplacé les contacts.
   • étape 4. Choisissez le dossier de destination pour enregistrer le fichier .csv.
   • étape 5. Cliquez sur Terminer pour terminer le processus d'exportation.

   Pour plus d'informations, voir comment exporter des contacts Outlook vers CSV.

   Conseil. Lorsque vous avez plusieurs cartes de contact pour la même personne, leurs coordonnées peuvent être dispersées sur ces doublons, comme un numéro de téléphone professionnel sur une carte et un numéro de téléphone privé sur un autre. Dans de tels cas, l'outil de doublons de fusion peut être très utile. Ce complément Excel peut facilement fusionner toutes les informations des lignes en double en une seule ligne.

   Pour mieux comprendre comment cela fonctionne, jetez un ?il au fichier .csv d'origine, qui montre comment les données sont généralement réparties sur plusieurs lignes:

   

   En utilisant le complément Merge Duplicate, vous pouvez avoir tous les détails combinés en une seule ligne unifiée:

   

   Si vous souhaitez essayer cet outil sur vos propres données, vous pouvez télécharger une version d'essai entièrement fonctionnelle ici.

4. Importez les contacts du fichier CSV vers le dossier des contacts principaux. Démarrez à nouveau l'assistant d'importation / exportation comme décrit à l'étape précédente et sélectionnez les options suivantes:

   • étape 1. Importer à partir d'un autre programme ou fichier.
   • étape 2. Valeurs séparées par la virgule.
   • étape 3. Procédure pour le fichier .csv exporté et sélectionnez n'importez pas d'éléments en double . C'est l'option clé qui fait l'affaire!
   • étape 4. Sélectionnez votre dossier de contacts principaux, qui est actuellement vide, comme le dossier de destination pour importer les contacts.
   • étape 6. Cliquez sur Terminer pour terminer le processus d'importation.

   Pour plus de détails, consultez comment importer des contacts sur Outlook depuis le fichier CSV.

5. Fusionnez les contacts dédués avec les originaux. Enfin, vous devez fusionner les contacts dédupliqués que vous avez importés dans votre dossier de contacts principaux avec les contacts d'origine qui sont actuellement dans le dossier Merge dupes , afin qu'aucun coordonnée ne se perde.

   • Ouvrez le dossier Merge dupes et appuyez sur Ctrl A pour sélectionner tous les contacts.
   • Faites glisser les contacts sélectionnés vers votre dossier de contacts principaux ou appuyez sur Ctrl Shift V et utilisez la bo?te de dialogue Déplacer vers le dossier .
   • Chaque fois qu'un double est détecté, un message contextuel appara?tra avec deux choix:
     • Ajoutez un nouveau contact - l'option de choix si le contact est unique.
     • Mettre à jour les informations du contact sélectionné - Choisissez cette option si le contact est un double.

   Après avoir fait votre choix, cliquez sur mettre à jour (ou ajouter si vous avez choisi la première option). Si vous souhaitez appliquer le même choix à tous les contacts dupliqués, cliquez sur Mettre à jour tout.

   Si vous préférez revoir un contact particulier plus tard, cliquez sur Skip . Dans ce cas, le contact d'origine restera dans le dossier Merge dupes .

   

   Après avoir traité tous les contacts, vous pouvez supprimer en toute sécurité le dossier Merge dupes .

Conseils et notes:

Ce qui précède est le contenu détaillé de. pour plus d'informations, suivez d'autres articles connexes sur le site Web de PHP en chinois!